1. Data controller and contact details

MF Advisory
Nørre Farimagsgade 52, 4. th.
1364 Copenhagen K
CVR no. 46 48 28 83
Email: magne@mfadvisory.dk
Phone: +45 51 27 97 84

If you have questions about the processing of your personal data or wish to exercise your rights, please contact us at the email address above.

2. Purposes and legal basis

We process personal data for different purposes depending on your relationship with MF Advisory.

2.1 Contact via the website

When you use the contact form on our website, we process the information you provide, including your name, email address, phone number (if given), subject and the content of your message.

The information is processed in order to respond to your inquiry and, where relevant, to take steps with a view to a possible client relationship or advisory engagement.

Processing is carried out on the basis of:

• Article 6(1)(b) of the GDPR, where the inquiry concerns a possible advisory relationship, and
• Article 6(1)(f), where the inquiry is of a general nature, as we have a legitimate interest in responding to inquiries received via the website.

2.2 Clients and prospective clients

In connection with the provision of advisory services, we process personal data about clients and prospective clients and, where relevant, information about other persons connected to a matter where this is necessary for the advice.

This may include:

• name, address, email address, phone number and date of birth,
• civil registration number (CPR),
• tax identification numbers in Denmark and abroad,
• information about income, assets, pensions and other financial matters,
• information about employment, residence, stays and work in Denmark and abroad,
• family circumstances relevant to the tax assessment,
• correspondence and documentation received in connection with the advisory engagement.

Processing is carried out primarily on the basis of Article 6(1)(b) of the GDPR, as processing is necessary to provide the advisory services.

With regard to CPR numbers, processing is carried out in accordance with Section 11(1) of the Danish Data Protection Act.

If the advisory engagement in specific cases requires processing of special categories of personal data or information about criminal matters, this will only take place where a valid legal basis exists under the GDPR and the Danish Data Protection Act.

2.3 Anti-money laundering obligations

MF Advisory is subject to the Danish Anti-Money Laundering Act as a tax adviser. When establishing and conducting ongoing monitoring of client relationships, we may therefore be required to collect and verify identity documentation, including a copy of a passport or national ID card, proof of address and, where applicable, CPR number.

This information is processed in order to comply with a legal obligation pursuant to Article 6(1)(c) of the GDPR.

3. Sources of personal data

Personal data is collected primarily directly from you.

In relevant cases, we may also receive information from third parties, including public authorities, employers, pension institutions, banks, auditors, foreign advisers or other persons connected to a specific matter, where this is necessary and lawful.

4. Recipients and data processors

We may transfer the processing of personal data to suppliers who process data on our behalf under data processing agreements.

We use the following data processors, among others:

• Forminit for handling submissions via the contact form. Forminit states that data is hosted in Ireland within the EU, and that a data processing agreement is available on request.
• Microsoft 365 for email, document processing and file storage. Microsoft provides these services under their Microsoft 365 setup and associated contractual terms for data processing and international transfers.

We may also disclose personal data to public authorities, other advisers or other recipients where required by law, where necessary for a specific advisory engagement, or where agreed with you.

We do not sell personal data and do not use it for marketing without a separate legal basis.

5. Transfers to third countries

We aim to use solutions where personal data is processed within the EU/EEA.

However, the use of Microsoft 365 may involve transfers of personal data to countries outside the EU/EEA. Where such transfers take place, the relevant transfer mechanisms under data protection law are applied, including the European Commission's standard contractual clauses where appropriate.

Forminit states that data is stored in Ireland within the EU.

6. Retention

We only retain personal data for as long as necessary for the purposes for which it was collected. Thereafter, data is deleted or anonymised.

Inquiries submitted via the contact form are deleted as a general rule no later than 12 months after the inquiry, unless the inquiry leads to a client relationship or remains relevant to an ongoing dialogue.

In certain cases, we are required by law to retain data for longer periods, in particular under the Anti-Money Laundering Act and the Bookkeeping Act.

Data collected as part of customer due diligence procedures under the Anti-Money Laundering Act is retained for five years after the end of the client relationship.

Data may also be retained when and for as long as necessary to establish, exercise or defend legal claims.

7. Cookies and similar technologies

We do not use analytics or marketing cookies on the website.

8. Your rights

Under data protection law, you have a number of rights in relation to our processing of your personal data. You may in particular have the right to:

• access the personal data processed about you,
• have inaccurate data corrected,
• have data deleted where the conditions for this are met,
• have processing restricted,
• object to processing,
• receive your data in a structured, commonly used and machine-readable format where the conditions for data portability are met,
• lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet).

Certain rights may be limited if processing or retention is necessary to comply with legislation or to establish, exercise or defend legal claims.

To exercise your rights, please contact us at magne@mfadvisory.dk.

9. Complaints to Datatilsynet

If you are dissatisfied with the way we process your personal data, you may lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet).

Datatilsynet's contact details can be found at www.datatilsynet.dk.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

MF Advisory
Nørre Farimagsgade 52, 4. th.
1364 København K
CVR-nr. 46 48 28 83
E-mail: magne@mfadvisory.dk
Telefon: +45 51 27 97 84

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på ovenstående e-mailadresse.

2. Formål og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger til forskellige formål afhængigt af din relation til MF Advisory.

2.1 Kontakt via hjemmesiden

Når du anvender kontaktformularen på vores hjemmeside, behandler vi de oplysninger, du selv indtaster, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer (hvis oplyst), emne og indholdet af din besked.

Oplysningerne behandles for at kunne besvare din henvendelse og, hvor relevant, tage skridt med henblik på et muligt kundeforhold eller en rådgivningsopgave.

Behandlingen sker på grundlag af:

• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når henvendelsen vedrører et muligt rådgivningsforhold, og
• artikel 6, stk. 1, litra f, når der er tale om en generel henvendelse, idet vi har en legitim interesse i at besvare henvendelser modtaget via hjemmesiden.

2.2 Klienter og potentielle klienter

I forbindelse med levering af rådgivning behandler vi personoplysninger om klienter og potentielle klienter samt, hvor relevant, oplysninger om andre personer med tilknytning til sagen, når dette er nødvendigt for rådgivningen.

Dette kan blandt andet omfatte:

• navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og fødselsdato,
• CPR-nummer,
• skatteidentifikationsnumre i Danmark og udlandet,
• oplysninger om indkomst, formue, pensioner og andre økonomiske forhold,
• oplysninger om ansættelse, bopæl, ophold og arbejde i Danmark og udlandet,
• familieforhold af relevans for den skattemæssige vurdering,
• korrespondance og dokumentation modtaget som led i rådgivningsopgaven.

Behandlingen sker som udgangspunkt på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da behandlingen er nødvendig for at levere rådgivningen.

For så vidt angår CPR-numre, sker behandlingen i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Hvis rådgivningen i konkrete tilfælde nødvendiggør behandling af særlige kategorier af personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, vil dette alene ske, når der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2.3 Hvidvaskforpligtelser

MF Advisory er omfattet af hvidvaskloven som skatterådgiver. Vi kan derfor i forbindelse med etablering og løbende kontrol af kundeforhold være forpligtet til at indhente og verificere legitimationsoplysninger, herunder kopi af pas eller nationalt id-kort, dokumentation for bopæl samt eventuelt CPR-nummer.

Disse oplysninger behandles for at overholde en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

3. Hvor stammer oplysningerne fra?

Personoplysninger indhentes som udgangspunkt direkte fra dig.

I relevante sager kan vi også modtage oplysninger fra tredjemand, herunder offentlige myndigheder, arbejdsgivere, pensionsinstitutter, banker, revisorer, udenlandske rådgivere eller andre personer med tilknytning til den konkrete sag, når dette er nødvendigt og lovligt.

4. Modtagere og databehandlere

Vi kan overlade behandling af personoplysninger til leverandører, som behandler oplysninger på vores vegne i henhold til databehandleraftaler.

Vi anvender blandt andet følgende databehandlere:

• Forminit til håndtering af indsendelser via kontaktformularen. Forminit oplyser, at data hostes i Irland inden for EU, og at en databehandleraftale er tilgængelig på anmodning.
• Microsoft 365 til e-mail, dokumentbehandling og fillagring. Microsoft leverer disse tjenester gennem deres Microsoft 365-setup og tilhørende kontraktvilkår for databehandling og internationale overførsler.

Vi kan herudover videregive personoplysninger til offentlige myndigheder, andre rådgivere eller øvrige modtagere, når dette følger af lovgivningen, er nødvendigt for den konkrete rådgivningsopgave eller sker efter aftale med dig.

Vi sælger ikke personoplysninger og anvender dem ikke til markedsføring uden et særskilt behandlingsgrundlag.

5. Overførsler til tredjelande

Vi tilstræber at anvende løsninger, hvor personoplysninger behandles inden for EU/EØS.

Brugen af Microsoft 365 kan dog indebære overførsler af personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Hvor sådanne overførsler finder sted, anvendes de relevante overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne, herunder Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, hvor det er relevant.

Forminit oplyser, at data lagres i Irland inden for EU.

6. Opbevaring

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. Herefter slettes eller anonymiseres oplysningerne.

Henvendelser via kontaktformularen slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter henvendelsen, medmindre henvendelsen fører til et kundeforhold eller fortsat er relevant for en igangværende dialog.

I visse tilfælde er vi forpligtet til at opbevare oplysninger i længere tid efter lovgivningen, herunder navnlig hvidvaskloven og bogføringsloven.

Oplysninger indhentet som led i kundekendskabsprocedurer efter hvidvaskloven opbevares i fem år efter kundeforholdets ophør.

Oplysninger kan endvidere opbevares, når og så længe det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

7. Cookies og lignende teknologier

Vi anvender ikke analyse- eller markedsføringscookies på hjemmesiden.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Du kan blandt andet have ret til at:

• få indsigt i de personoplysninger, der behandles om dig,
• få urigtige oplysninger rettet,
• få oplysninger slettet, når betingelserne herfor er opfyldt,
• få behandlingen begrænset,
• gøre indsigelse mod behandlingen,
• modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, hvor betingelserne for dataportabilitet er opfyldt,
• indgive klage til Datatilsynet.

Visse rettigheder kan være begrænset, hvis behandling eller opbevaring er nødvendig for at overholde lovgivningen eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på magne@mfadvisory.dk.

9. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du indgive klage til Datatilsynet.

Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.